株式会社 YOU & YOU 電子帳簿保存法（電帳法）への対応が進む中、freee会計の「ファイルボックス」を活用して証憑（領収書や請求書など）を管理されている企業様も多いかと思います。しかし、日々の忙しい業務の中で、「取引登録は完了したけれど、法律で定められた検索要件（電子保存情報の3項目）が正しく登録できていなかった」というケースは意外と見落とされがちです。
本記事では、すでにfreee会計を利用しているものの、データの登録状況の確認に不安を感じている管理担当者様向けに、保存漏れを一覧で効率よくチェックする方法を具体的に解説します。
目次
電子保存情報の登録機能について
freee会計のファイルボックスでは、電子帳簿保存法の要件を満たすために、「発行元（取引先）」「金額」「発生日」の3項目を「電子保存情報」として登録する必要があります。
通常、取引登録時に入力した情報は電子保存情報として自動反映されますが、取引先を選択せずに登録した場合などは、電子保存情報の「発行元」が未入力のまま残ってしまいます。今回は、このような「取引登録済みだが、電子保存情報が不完全な資料」を抽出する手順を説明します。
電子保存情報の未入力ファイルを抽出する具体的な手順
ファイルボックスに保存された資料の状態を正確に把握するため、以下の手順で画面の表示を切り替えます。
1.ファイルボックス画面の表示
freee会計のメニューから「ファイルボックス」の画面を開きます。
2. 表示項目の切り替え
画面右の「電子保存項目」というボタン（またはリンク）をクリックします。
3. フィルタ条件の解除
画面内の検索・フィルタオプションにある以下の2つのチェックを「オフ（外す）」にします。
- 「登録済のファイルのみ表示」
- 「未入力のファイルのみ表示」
【補足】チェックを外す理由
取引登録は完了している（登録済）が、電子保存情報の一部が欠けている（未入力）という「中間的な状態」のファイルを含めて、すべての資料を網羅的に確認するためです。
4. 保存状態の確認
一覧に表示された各資料の下部を確認します。電子保存情報の3点（発行元・金額・発生日）の登録状況は、以下のパターンで判別可能です。
保存できていない場合は情報の登録をお願いします。
- 保存ができている状態：3項目すべてに値が入っており、編集不可または確定された表示になっている。画像内①
- 保存ができていない状態：項目が空欄であったり、入力フォームが表示されていて入力可能な状態のまま残っている。画像内②③
もし「保存ができていない状態」のファイルが見つかった場合は、その場で不足している情報を入力します。 電子帳簿保存法の要件を満たすためにも、空欄を埋めて保存を完了させましょう。
運用のアドバイス
電子保存情報の3項目を確定させてから取引登録を行うのが運用の大前提ですが、万が一漏れてしまった場合でも、この「フィルタを外した一覧確認」を定期的に行うことで、月次決算や決算申告前の検算として役立てることができます。
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