請求書等の送付予約と自動リマインド機能の活用手順

請求書や見積書などの帳票送付業務において、「送信を忘れてしまった」「取引先が確認したかわからない」といったお悩みはありませんか。freee会計の「メール送付予約」と「自動リマインド」の機能を活用することで、毎月の請求漏れを防ぎ、取引先への確認作業の手間を大幅に削減できます。手作業による確認作業を削減し、業務の正確性と効率性を高めることが可能です。

帳票送信機能の概要

本記事では、「freee請求書」における以下の2つの機能について解説します。

• メールの送付予約機能：作成した請求書などの帳票を、指定した日時（日付・時間帯）に自動でメール送信する機能です。
• 未ダウンロード帳票への自動リマインド機能：メール送信後、取引先が期限までに帳票をダウンロードしていない場合、自動で確認（リマインド）メールを再送信する機能です。

具体的な手順

1. メールの送付予約手順

請求書などの帳票を作成し、指定した日時に自動送信するための手順です。

手順1：帳票の作成・送付画面の表示

• freee会計のメニューから対象の帳票（例：「請求書」）を選択し、詳細画面を開きます。
• 「送付」＞「メール送信」ボタンをクリックし、送信設定画面を表示します。

手順2：送信日時の設定

• 送信方法の設定項目で「送付予約」を選択します。
• 送信したい日付および時間帯を指定します。
• 送信先アドレス、件名、本文の内容を確認・編集します。

手順3：予約の完了

• 「確認」＞「送信予約する」ボタンをクリックすると設定が完了します。

• 予約済みのメールは、指定した日時まで「送付待ち」の状態で管理されます。

補足・注意点：

• 送信予約日時の前であれば、予約のキャンセルや内容の修正が可能です。
• 月末や休日に合わせた予約送信を設定しておくことで、休日出勤や営業時間外の作業を回避できます。

2. 未ダウンロード送信先への自動リマインド設定手順

送付した帳票が取引先に確認・ダウンロードされていない場合、自動でリマインドメールを送る手順です。

手順1：リマインド機能の有効化

• freee請求書の「その他設定」＞「リマインドメール設定」を選択します。
• 自動リマインド機能を「送付する」に切り替えます。

• 自動リマインド機能する帳票種別リマインドメールを送る帳票種別にチェックを入れます。

手順2：リマインド条件の設定

• 初回メール送信後、経過日数（例：送信から3日後など）を設定します。
• 帳票送付日から60日後まで最大3回リマインドのタイミングを設定できます。

• リマインドメールの件名および本文テンプレートを確認・編集します。

手順3：リマインドが完了したことを通知する事業所メンバー（任意）

• 選択した事業所メンバー（最大3人）のメールアドレスにリマインドが完了したことを通知するメールが送付される。

手順4：設定の保存

• 「保存」をクリックして設定を完了します。

補足・注意点：

• 取引先がすでにWeb上で帳票をダウンロード（確認）している場合は、リマインドメールは送信されません。
• 手動での再送・確認メールを送る催促業務が不要になり、心理的負担や確認漏れを低減できます。

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