株式会社 YOU & YOU 社内の運用ルールや申請方法が曖昧になっていると、本来であれば不要な「休日割増賃金」を支払っていたり、逆に給与計算に誤りが生じたりするケースがあります。特に混同されがちなのが「振替休日」と「代休」の取り扱いです。
本記事では、「freee人事労務」における正しい「振替休日（振休）」の運用フローと、従業員が迷わないための申請方法について解説します。現状の運用を見直し、適正かつ効率的な勤怠管理を実現しましょう。
目次
振替休日と代休の違い
今までの運用を継続している場合、代休として全て利用されていることがありますが、休日出勤したときのお休みには、振替休日と代休の2種類あります。代休という名称で、休みを振り替える振休の運用をされている場合も多いです。
freee導入をきっかけに、社内の運用を整備し、従業員の方にも正しい利用方法を行って頂くようにしましょう。
振替休日（振休）＝「今日出る代わりに、○日に休みます」と事前に決まっている
タイミング： 働く「前」に休みの日を決める
給与計算： 割増賃金はなし（休みを入れ替えただけ）
直前の変更でも「仕事が始まる前」に休みの日を入れ替えれば「振休」になります。
代休＝急な呼び出しで出て、後から休みをもらった場合
タイミング： 働いた「後」に休みを決める
給与計算： 法定休日割増の場合は35％分の割増賃金
（所定休日の場合、週の労働時間が40時間以内におさまる場合は100％、週の労働時間が40時間を超える場合は125%）
今回はfreeeで便利にご利用頂ける、従業員の方に作業して頂く「振休申請」の方法をご紹介します。
振替休日申請の機能とメリット
freee人事労務では、従業員自身が「振休申請」を行うことで、振替出勤日と振替休日が同時に勤怠カレンダーへ登録されます。
振替休日申請のみでプロセスが完結するため、別途休日出勤申請を行う必要がなく、管理者・従業員双方の手間を削減し、正確な勤怠記録を残すことが可能です。
振替休日の申請方法および、ケースごとの注意点を解説します。
申請の基本フロー
- 従業員が「振休申請」を行う。
- 申請が承認されると、勤怠カレンダーに「振替出勤日」と「振替休日」が反映される。
- 申請および承認プロセスは下記ヘルプページでご確認下さい。
勤怠ワークフロー – 申請を差戻し・削除する – freee ヘルプセンター
具体的な流れと注意点
事前申請（振替休日・振替出勤日どちらも未入力の場合）
- 未来の日付でも、当日に打刻を行うことで、通常の勤務日としての勤怠が反映される
- ただし、振替出勤日の打刻を忘れた場合は所定労働時間がそのまま反映されてしまうため、必ず勤務時間修正の申請が必要になります。
事後申請
パターン①：先に休日に働く(勤怠登録済み）→休める日が決まったので振休申請
申請前
休みの日に働いた記録が残っている
承認後
既に打刻で記録された勤務時間は、後から振替休日申請を行っても消えることはありません。
パターン②：先に勤務予定日を休む→替りに出勤する日が決まったので振休申請
- 振替出勤日に打刻を行うことで、通常の勤務日としての勤怠が反映される
- ただし、振替出勤日の打刻を忘れた場合は所定労働時間がそのまま反映されてしまうため、必ず勤務時間修正の申請が必要になります。
予定していた振替休日が取得できなかった場合
振替休日に表示されている申請の承認を取り消し、再申請を依頼してください。 管理者側で修正が必要な場合は、該当の振替休日をクリックし「振替休日の取得日」を修正することが可能です（ただし、申請依頼のアラートは表示されたままとなります）。勤怠を入力・管理する – freee ヘルプセンター
人事労務管理、さらに最適化しませんか？
「freee人事労務を導入したのに、給与計算業務が楽にならない」「煩雑な人事情報管理に時間がかかっている」とお困りではありませんか？
加えて、人手不足により、人事担当者の負担が増大している企業様も少なくありません。freee人事労務は、人事部門の業務負担を軽減し、より戦略的な人事情報管理を可能にします。もし人事部門の人材ソースの確保に課題があるなら、給与計算や人事情報の管理をクラウドを使ったアウトソーシングやBPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）として活用するのも一つの手です。
YOU&YOUでは、現在のfreee人事労務の活用状況を分析し、給与計算の自動化や人事情報管理の最適化など、御社に最適な改善策をご提案します。さらに、人事労務業務のBPOによって、コア業務への集中を支援することも可能です。人事業務の未来を共に築きませんか？