株式会社 YOU & YOU 目次
勤怠管理Plusとfreee人事労務を最大限に活用し、業務全体の最適化を
勤怠管理をクラウド化しても、「出社日数に応じた通勤手当」や「危険作業の回数に応じた手当」のような変動手当は、手作業で集計しているケースが少なくありません。これでは効率化が進まず、計算ミスのリスクも残ります。
今回ご紹介するのは freee勤怠管理Plusとfreee人事労務をAPI連携させ、勤怠データを直接給与計算に反映させる方法です。これにより、従業員ごとに異なる日数や回数ベースの手当を自動的に計算できるようになります。
勤怠管理Plusと人事労務の連携機能を活用し、通勤手当やその他手当に日数を反映する方法
対象となる機能は以下です。
- 勤怠管理Plus：「補助項目」「カスタム集計項目」
- 人事労務：「勤怠タグ」「その他手当」
この組み合わせにより、勤怠データを正確に人事労務へ連携し、給与計算に活用することが可能になります。
具体的な手順
① 補助項目の編集を有効化（必要に応じて）
- メニュー：「勤怠プラス ＞ 設定 ＞ その他 ＞ オプション」
- 項目：「勤怠管理設定」内の「補助項目編集機能を使用する」にチェックを入れる
- 補助項目を従業員が入力・編集できるようになります
② 補助項目を作成する
- メニュー：「勤怠プラス ＞ 設定 ＞ その他 ＞ 補助項目設定」
- 上部タブ：「補助項目設定」＞「新規登録」
設定例：
- 項目名：「危険作業回数」
- 種別：「申請」または「編集」（①で編集許可した場合に選択可能）
例：「危険作業回数」を技術チームだけが使用できるように制限
利用グループ設定
- タブ：「利用グループ設定」＞「新規登録」
- 対象グループにチェックを入れて登録
利用条件設定
- タブ：「利用条件設定」＞「新規登録」
- 適用する所属・雇用区分・スケジュール種別を指定
例：「技術チーム」グループを技術部正社員のみが利用できるように設定
③ カスタムデータ項目を作成する
- メニュー：「勤怠プラス ＞ 設定 ＞ 画面表示 ＞ カスタムデータ項目設定」
- 上部タブ：「月別」＞「新規作成」
- 設定内容：
- 計算単位：「数値」
- 集計対象：「危険作業回数」など補助項目を選択
- 保存後、勤怠管理データとして自動集計されます
④ 従業員が勤怠入力時に補助項目を申請／編集
- 操作画面：「従業員のタイムカード」
- 項目：「補助項目申請」または「補助項目編集」
- 入力例：
- 出社日 → 「出社」に1を入力
- 危険作業に従事した日 → 「危険作業回数」に1を入力
⑤ 人事労務で勤怠タグを作成
- メニュー：「人事労務 ＞ 設定 ＞ 勤怠タグ」＞「追加」
- 設定内容：
- 種別：「日次タグ」
- 公開ステータス：「公開」
- こちらをカスタムデータ項目で集計した回数を受け入れるタグとして活用します
⑥その他手当や通勤手当の設定
手当の場合
- メニュー：「人事労務 ＞ 設定 ＞ その他手当」＞「追加」
- 設定内容：
- 支給額計算タイプ：「勤怠タグに応じて支給」
- 計算式：勤怠タグの回数 × ○円
- 作成した手当を該当従業員に付与
通勤手当の場合
- メニュー：「人事労務 ＞ 従業員 ＞ 通勤手当」
- 設定内容：
- 支給単位：「1か月分」
- 計算方法：「日数に応じて計算」
- 対象タグ：「出社日数タグ」を指定
⑦ 勤怠データの連携
- メニュー：「人事労務 ＞ 勤怠 ＞ 勤怠情報 ＞ 勤怠データの取込 ＞ freee勤怠管理Plus」
- 画面下部：「カスタムデータ項目の連携」からマッピング設定し、設定を保存を押下
- 勤怠タグ「出社」⇔ 勤怠プラスの「出社回数」
- 勤怠タグ「危険作業」⇔ 勤怠プラスの「危険作業回数」
- 設定ののち、画面上部のプレビューで内容を確認し、内容に問題が無ければ「インポート」を押下
⑧ 給与計算の確認
- メニュー：「人事労務 ＞ 給与画面」
- 操作：「計算開始」または「すべて再計算」
- 出社日数や危険作業回数に基づいた手当が正しく反映されているかを確認
業務改善のご提案
「勤怠管理plusを導入したのに、残業や手当の計算がまだ煩雑」「勤怠と給与が完全に連携できていない」といった課題は多くの企業に見られます。勤怠管理Plusは勤怠管理だけでなく、人事労務と組み合わせることで、給与計算まで含めた業務全体を効率化できる強力なツールです。
YOU&YOUは、御社の現状を詳細にヒアリングし、勤怠管理Plusの機能を最大限に活用するための設定や運用改善をサポートします。業務フロー全体の最適化に向けて、一緒に取り組んでみませんか。