株式会社 YOU & YOU freee会計は、日々の取引を簡単に登録できる便利なツールです。しかし、「取引内容に応じて自動的に相手勘定科目を変更できないか」と疑問に思ったことはありませんか？
freee会計では、一つの勘定科目に対して設定できる相手勘定科目は一つのみという仕様のため、通常の取引登録では、特定の相手勘定科目が自動で設定されてしまいます。
例えば、旅費交通費の精算時には「未払費用」、請求書処理時には「未払金」と使い分けたい場合、通常の入力方法ではどちらか一方にしか設定できず、柔軟な処理が難しいことがあります。
しかし、freee会計にはこの課題を解決し、個別の債権債務を正確に管理しながら効率的に処理する方法があります。この記事では、freee会計の「仕訳帳形式」機能を活用した、取引の登録方法と業務効率化のヒントを、具体的な例を交えてご紹介します。
目次
「仕訳帳形式」機能について
この記事では、会計の専門知識を持つ方向けの記帳画面である、freee会計の「仕訳帳形式」機能について解説します。
この機能は、「取引入力」メニューから利用でき、複式簿記の形式で「取引」や「振替伝票」の登録・修正を効率的に行うことができます。
今回は、「旅費交通費の精算で、経費精算の時は未払費用、請求書の時は未払金」として計上したい場合を例に、具体的な手順を説明します。
勘定科目の設定
- freee会計の仕様上、勘定科目には一つの相手勘定科目しか設定できません。ここでは、例として「旅費交通費」の相手勘定科目を「未払費用」に設定していることを前提とします。
- この設定があるため、請求書を処理する際も、通常の入力方法では相手勘定科目が自動的に「未払費用」になってしまいます。
「仕訳帳形式」で仕訳を登録する
- 個別の債務管理ができ、「支払管理レポート」に反映させるため、「取引」として仕訳を登録します。
- freee会計のメニューから「取引入力」＞「仕訳帳形式」を開きます。
- 表示された一覧の最下部にある空欄に、仕訳を直接入力します。新規登録や行を追加したい場合は、「＋」ボタンをクリックして行を追加できます。
- 青枠箇所で「取引」を選択します。
- 「借方科目」と「貸方科目」をそれぞれ指定し、金額や税区分などを入力します。
- 借方と貸方の金額が一致していれば、Enterキーまたは「保存」ボタンで保存します。
登録済みの仕訳を確認・更新する
- 「仕訳帳形式」画面では、ファイルボックス等から登録済みの仕訳の内容も修正できます。
- 画面左列に鍵マークが付いていない仕訳は、直接編集が可能です。
仕訳の絞り込み機能
「仕訳帳形式」画面の上部にある「検索条件」を利用すると、登録済みの仕訳を効率的に探すことができます。以下の項目を活用して、目的の仕訳を素早く見つけましょう。
- 作成日時: 仕訳を登録した日付で絞り込みます。
- 勘定科目: 借方または貸方に含まれる勘定科目で絞り込みます。
- 取引先、品目、部門、メモタグ、セグメント: 各種タグで絞り込みます。
- 登録した方法: 「経費精算」など、特定の機能で登録した仕訳だけを絞り込む際に便利です。
- 取引内容: 金融機関の明細に記載された摘要で絞り込みます。
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