株式会社 YOU & YOU 「誰に、いつ、いくら仮払いしたのか、Excelでの管理が煩雑…」「経費精算との突き合わせに時間がかかり、人的ミスも発生しやすい」そんな仮払金管理のお悩み、freee会計で解決しませんか？
この記事では、2025年に登場したfreee会計の新機能「仮払金機能」をご紹介します。この機能を活用すれば、これまで手間がかかっていた仮払金管理のフローを一元化し、経理業務を大幅に効率化できます。
目次
従来の仮払金管理、こんなお悩みありませんか？
- 「誰に、いつ、いくら仮払いしたのか、Excelでの管理が煩雑…」
- 「経費精算との突き合わせに時間がかかり、人的ミスも発生しやすい」
- 「返金があった場合の処理が面倒で、残高が合わなくなることがある」
- 「従業員の立替負担が大きく、精算業務に追われてコア業務に集中できない」
現金でのやり取りや手作業での管理は、経理担当者にとっても従業員にとっても大きな負担となりがちです。
そんなお悩み、freee会計の「仮払金機能」で解決しませんか？
freee会計の「仮払金機能」を活用すれば、これまでバラバラに管理していた仮払金の申請、支給、精算、返金といった一連のフローをシステム上で一元管理できます。経費精算と紐付けることで、面倒な突合作業をなくし、人的ミスを防止。誰にいくら仮払いしているかがリアルタイムで可視化されるため、管理が格段に楽になります。
それでは、具体的な手順を見ていきましょう。
具体的な手順
1. 仮払金の登録「発注・経費・支払」→「仮払金」
まず、仮払金を支給した際（または仮払申請が承認された後）に、その内容を登録します。
2. 支給取引の登録「発注・経費・支払」→「仮払金」
登録後、「支給取引」項目から支給分の取引を登録します。
3. 経費精算との紐付け「発注・経費・支払」→「仮払金」
従業員が経費精算を申請したら、その内容を仮払一覧に紐付けます。
4. 承認済みの経費精算の取引を登録「発注・経費・支払」→「経費精算」
手順3で仮払一覧から経費精算に紐づけられたものは、経費精算の取引登録画面では「決済」の選択がグレーアウトし、自動で仮払金として登録がされます。登録後は経費精算の画面では「清算済」にステータスが変わります。
仮払金の画面では「清算済」になった金額が「仮払い利用済金額」として集計され、仮払金の残高がわかるようになります。
5. 返金取引の登録「発注・経費・支払」→「仮払金」
もし仮払金に余りが出た場合は、「返金取引」で「仮払金残高」を登録します。
メリットとデメリット
メリット
- 仮払金を支給ごとに一覧で管理できるため、漏れがなくなります。
- 一元管理が可能なため、作業が煩雑化せず簡易的に作業ができるようになります。
デメリット
- 支給・返金の仕訳を細かく登録することができません。
- 利用者ごとの合計額は表示されません。
- 経費精算などを後から紐付ける作業が必要で、紐づけに手間がかかります。
このような場合におすすめです
- 社内で仮払の件数が非常に多い。
- 仮払金が余ることが多く、返金してもらうことが多い。
経理業務、さらに最適化しませんか？
「freee会計を導入したけれど、いまいち経理業務が効率化されていない」「複数人での同時処理がうまくいかない」と感じていませんか？freee会計は、ただの会計ソフトではありません。適切な設定と運用で、あなたの経理業務を劇的に効率化し、経営判断に役立つ管理会計業務へとシフトさせることが可能です。
人手不足で日々の業務に追われて本来の経営判断に時間を割けていない、経理人材の確保に課題がある場合は、クラウドを活用したアウトソーシングや**BPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）**をご検討いただくのも一つの方法です。
YOU&YOUでは、現在の活用状況を詳細にヒアリングし、freee会計の真の力を引き出すための具体的な改善策をご提案します。同時に、経理業務のBPOによって、コア業務への集中を支援することも可能です。