株式会社 YOU & YOU 「毎月の経費精算、数が多くて処理に時間がかかっている…」「経理担当者の承認作業の負担を減らしたい」と感じていませんか？
経費申請が集中する時期には、一件ずつ確認・承認・取引登録を行う作業は大きな負担となります。特に中規模以上の企業で、経理担当者の方がまだfreee会計を導入しているものの、その便利な機能を活かしきれていないケースは少なくありません。
freee会計の「一括処理機能」を利用すれば、複数の経費申請を一度にまとめて処理できるようになり、経理業務のスピードと正確性が向上します。
本記事では、この便利な「一括承認」と「一括取引登録」の具体的な手順を解説します。
目次
freee会計の一括処理機能について
この記事では、クラウド会計ソフト freee会計における経費申請の「一括承認」および「一括取引登録」機能について解説します。
この機能は、日々発生する従業員からの経費申請に対して、承認作業や会計ソフトへの取引登録作業をまとめて実行することで、経理・バックオフィス部門の業務効率を大幅に改善します。
1. 複数の経費申請をまとめて承認する（一括承認）
この機能は、最大500件の経費申請を一度にまとめて承認することができます。
対象となる申請
承認者が自分である、ステータスが「申請中（承認待ち）」の経費申請。
具体的な手順
freee会計の［発注・経費・支払］メニューから［経費精算］画面へ移動します。
画面上で、まとめて承認したい申請にチェックを入れます。
画面上部の［一括処理］メニューから［一括承認］をクリックします。
［実行する］をクリックして処理を実行します。
- 一括処理で選択した申請の中に、「自分が承認者ではない」ものがあるとその申請は承認失敗として処理されます。
- 「次の承認者が設定されていない」経路の場合、その申請は承認失敗として処理されます。
- 一括承認の処理実行中は、他の承認操作（個別の承認など）はできません。
- この機能は、freee会計の権限で「経費精算の一括承認」の権限を持っていないと出来ない操作になります。
- （確認手順：その他の設定＞権限管理）
2. 承認済みの経費申請をまとめて取引登録する（一括取引登録）
この機能は、最大20件の「承認済」ステータスの経費申請から、まとめて会計上の「取引」を登録することができます。
対象となる申請
ステータスが「承認済」の経費申請。
具体的な手順
［発注・経費・支払］メニューから［経費精算］画面へ移動します。
取引登録したい「承認済」の申請にチェックを入れます。
［一括処理］メニューから［一括取引登録］をクリックします。
必要に応じて「決済期日」を選択して［実行］をクリックします。
- ※決済期日を入力いただくと支払管理レポートにて決済期日で絞り込みをかけることが可能になります。
- 対象の経費精算の清算日が同日の場合は入力いただくと便利に使っていただけます。
- 取引が作成されるのは、ステータスが「承認済」の申請のみです。それ以外のステータスの申請はエラーとなり取引は作成されません。
- 勘定科目が設定されていない申請が含まれていた場合、エラーとなり取引は作成されません。
- 申請フォームの設定で経費科目の項目が「必須」以外の場合は、申請者が経費科目を未選択でも申請を上げることが出来てしまうため未入力で申請が上がってくる可能性がございます。
- そのため一括取引登録を使用したい場合は申請フォームの設定をご確認ください。
- （確認手順：申請の設定＞申請フォームの設定）
- この処理で登録される取引は、すべて未決済として登録されます。
- 実行可能な権限は、取引の登録が出来る権限をお持ちのユーザーになります。
- （確認方法：その他の設定＞権限管理）
3. 一括処理の実行結果を確認する（一括処理の履歴）
一括処理は、実行から完了までに時間がかかる場合があります。処理の結果や、失敗した申請の詳細については、「一括処理の履歴」画面で確認できます。
確認方法
［経費精算］画面の［一括処理］メニューから［一括処理の履歴］をクリックして移動します。
確認できる内容
- 一括処理の行： 実行日時、処理内容（承認/取引登録）、合計件数、承認失敗件数、現在の処理ステータス（処理中・完了）などが確認できます。
- 経費申請の行： 個々の申請の処理結果（成功・失敗）、失敗した場合はその理由が確認できます。
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