株式会社 YOU & YOU 勤怠管理は「打刻ミス」「長時間労働」「休日勤務」など、日常的に起こりうる小さな問題が積み重なり、経営上のリスクや労務トラブルにつながることがあります。
勤怠管理Plusの「勤怠アラート機能」を活用することで、エラーではないものの管理者が把握しておきたい状況を色分けして表示し、視認性を高めることが可能です。
例えば「残業が発生している日」「3日以上の休日勤務が発生している月」「深夜退勤の頻度」などをアラートで把握できるため、従業員の労働の実態に対して早期の対応が可能となります。
目次
アラート機能について
アラートとは、勤怠データに対して条件を設定し、該当する箇所に色を付け、管理者に注意を促す機能です。
設定可能な条件は以下の通りです。
- 時間数（例：勤務時間が一定時間を超えた場合）
- 日数（例：休日出勤の日数が一定を超えた場合）
- 時間帯（例：深夜退勤や早朝出勤など特定の時間帯に打刻がある場合）
これにより、勤怠データの「見落とし」を防ぎ、従業員の働き方を可視化することができます。
具体的な手順
1. 時間アラートの設定（残業時間を把握したい場合）
従業員が残業を行っている場合に色を付ける例です。
- 設定＞画面表示＞アラート設定＞「時間アラート登録」を選択
- 対象期間：「日別」を選択
- アラート対象勤怠内：「労働合計」にチェック
- アラート条件：「8時間1分 超過」と設定
- 表示色を指定（※デフォルトは白です）
- 必要に応じて従業員の年齢や性別を指定
- このアラートを適用する雇用区分を選択
- 登録ボタンを押下
→ 勤務時間が8時間1分を超えた日の勤怠データが青色で表示されています。
その他の活用例
- 月の残業時間が30時間を超えたとき
- 遅刻や早退が記録されたとき
- 日の労働時間が8時間未満のとき
2. 日数アラートの設定（休日出勤の頻度を把握したい場合）
休日勤務が多い従業員を早期に把握する例です。
- 設定＞画面表示＞アラート設定＞「日数アラート登録」を選択
- 対象期間：「月別」を選択
- アラート対象勤怠内：「休日勤務日数」にチェック
- アラート条件：「3日 超過」と設定
- 表示色を指定
- 必要に応じて従業員の年齢や性別を指定
- このアラートを適用する雇用区分を選択
- 登録ボタンを押下
→ 月に3日以上休日勤務している従業員の勤怠データが赤色で表示されています。
3. 時間帯アラートの設定（深夜退勤を把握したい場合）
退勤が22:00～翌5:00の時間帯に記録されている場合に色を付ける例です。
- 設定＞画面表示＞アラート設定＞「時間帯アラート登録」を選択
- 対象期間：「日別」を選択
- アラート種別：「任意の時間帯」にチェック
- アラート対象勤怠内：「出勤打刻」「退勤打刻」にチェック
- アラート条件：「当日22:01～翌日05:00」と設定
- 表示色を指定
- 必要に応じて従業員の年齢や性別を指定
- このアラートを適用する雇用区分を選択
- 登録ボタンを押下
→ 深夜退勤が発生した日の勤怠データが黄色で表示されています。
活用のヒント
- アラートは複数の条件を組み合わせての設定が可能です。
- アラート条件に該当した場合、メール通知を行う設定も別途可能です。（通知設定）
- 色付けによる視認性向上により、管理者が「気づくべき勤怠」を素早く把握できます。
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