株式会社 YOU & YOU 出張や備品購入の際、事前に現金を渡す「仮払金」の管理は、精算時の差額計算や消込作業が発生するため、経理担当者にとっても従業員にとっても負担になりやすい業務です。
今回のアップデートにより、事前の仮払申請から事後の経費精算までを一気通貫で管理でき、転記ミスや確認漏れを防ぐことが可能です。
まだこの連携機能を活用できていない企業様や、手動での残高管理に限界を感じている担当者様にぜひ知っていただきたい内容です。
目次
仮払金紐づけ機能について
仮払金の機能の使い方については仮払金機能使い方記事をご確認ください。
本記事では、freee会計の「経費精算」および「仮払金」機能のアップデート内容について解説します。
これまで個別に管理が必要だった仮払金の支給と経費の精算を、システム上で紐づけることが可能になりました。
精算金額が仮払金額を上回るのか、下回るのかといった状況に応じて、ステータスや残高が自動で更新される仕組みです。
具体的な手順と挙動の詳細
1. 経費精算時の仮払金紐づけ
従業員が経費精算を申請する際、申請画面から「仮払金の関連付け」を押下いただくことで既存の仮払金データを選択して紐づけることができます。
仮払金の紐づけを行うと下記のように関連付けられた印が表示されます。
また、仮払金と関連付けた経費精算を取引登録する際は、仮払金の残高と経費精算額を計算して未決済または決済済みの取引を作成するため、経費精算画面での未決済・完了の選択はできません。
2. 金額の差異による処理の分岐
精算金額と仮払（支給）金額のバランスによって、システム上の表示やステータスが以下のように自動変化します。
経費精算額 ＝ 支給金額（同額）の場合
経費精算ステータス：「精算済み」として処理。
会計処理：勘定科目「仮払金」として振替処理されます。
仮払金画面：残金「0円」と表示されます。
経費精算額 ＜ 支給金額（余りが出た）の場合
経費精算ステータス：「精算済み」として完了。
会計処理：勘定科目「仮払金」として振替処理されます。
仮払金画面：返金が必要な「残金額」が表示されます。
経費精算額 ＞ 支給金額（不足分を従業員が立替）の場合
経費精算ステータス：「精算待ち」となります。
会計処理：勘定科目「仮払金」として振替処理されます。
また、決済の残高（従業員清算）も確認ができます。（下記の場合100円分）
仮払金画面：残高が「マイナス」で表示され、追加支払が必要なことがわかります。
運用上の注意点と補足情報
本機能を利用する上で必要な権限
この機能は、freee会計の権限で「仮払金」の権限を持っていないと出来ない操作になります。（確認手順：その他の設定＞権限管理）
仮払金の登録から行う従業員の場合参照、登録、更新（必要であれば削除）が必要になります。
紐づけのみを行う従業員の場合
参照の権限が付与されていれば、仮払金と経費精算の紐づけが可能です。
また「自分のみ」にチェックを入れた場合、仮払金の利用者が自身に設定されているもののみ紐づけが可能となります。
取引登録後の修正について
仮払金を紐づけた経費精算において、「取引登録」ボタンを押下した後は、以下の項目が選択不可の状態となり、修正ができなくなります。（freee会計の仕様上、＋更新の登録がある場合取引の編集ができないため）
- 勘定科目
- タグ（部門やメモタグなど）
修正したい場合 申請・承認後、取引登録を行う「前」に仮払金を紐づけた場合は修正可能ですが、登録後は制限がかかります。もし登録後にミスが発覚した場合は、一度「取引の一覧」画面から該当の仕訳を削除し、正しい科目で計上し直す必要があります。
給与連携の制限
現在の仕様では、従業員の立替金が発生した場合（精算額が仮払額を超過した場合）であっても、給与明細へ自動で合算する「給与連携」機能への紐づけには対応していません。
一括処理の可否（仮払金と紐づけた場合）
仮払金を紐づけて運用する場合、一括処理の範囲に制限があります。
承認： 一括での承認が可能です。
取引登録： 一括での登録はできません。
給与連携： 一括での連携はできません。
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