株式会社 YOU & YOU 「インボイス制度が始まってから、クレジットカード利用分の領収書管理が大変になった」と感じていませんか？
手作業での領収書とカード明細の照合作業は時間がかかり、ミスも起こりがちです。もし、あなたが経理業務の効率化を進めたい、あるいはすでにfreee会計を利用しているものの、クレジットカードの経費処理に課題を感じているのであれば、この記事がきっと役に立ちます。
ここでは、freee会計を活用して、煩雑なクレジットカード経費の管理を劇的に効率化する方法を、利用状況に合わせて3つのパターンで具体的に解説します。
目次
freeeを活用したクレジットカード経費処理のパターンについて
この記事では、freee会計を利用したクレジットカードの経費処理について、以下の3つのパターンに分けて解説します。
- freeeカードを利用する場合
- freeeカードではない一般的なカードを同期して利用する場合
- freeeカードではない一般的なカードを同期せずに利用する場合
クレジットカードの経費処理を効率化する具体的な手順
1. freeeカードを利用する場合
freeeカードは、freee会計との連携に特化したクレジットカードです。利用すると以下の流れで経費処理が効率化されます。
- 社員がfreeeカードで支払いを行います。
- 利用すると社員へ自動で証憑（領収書やレシート）を提出するように促すメールが届きます。
- 社員は届いたメールに従い、スマホで領収書を撮影します。
- 撮影した領収書はfreeeカードの利用履歴に自動で紐づけられ、経理担当者が自動で経理機能を利用して仕訳を登録します。
この仕組みにより、経理担当者は手動でのデータ入力や照合作業から解放されます。
2. freeeカードではない一般的なカードを同期して利用する場合
お使いのクレジットカードをfreee会計とAPI連携することで、明細を自動で取り込むことができます。
この方法では、「未決済取引の消込」機能を利用するのがおすすめです。
手順
1. クレジットカードの登録と同期
freee会計のホーム画面から「クレジットカード」の「登録」を選択します。
クレジットカードのオンラインサービスIDとパスワードを入力して同期設定を行います。
オンラインサービスを未利用の場合は、事前にカード会社での申し込みが必要です。
2. レシート・領収書を「ファイルボックス」に保存し、取引を登録
クレジットカードで支払いをした際のレシートや領収書を「ファイルボックス」に保存します。
ファイルボックスから取引登録を行う際、取引ステータスを「未決済」として登録します。
このタイミングで、インボイスとして必要な情報や勘定科目の確認を同時に行えます。
カードの種類が複数ある場合は、メモタグでカードの種類を登録すると便利です。
3. 「自動で経理」で未決済取引を消込
同期したクレジットカードの口座から「自動で経理」を開き、「未決済取引の消込」を選択します。
この機能は、金額が一致する未決済取引を自動で抽出し、紐づけの候補として表示してくれます。
メモタグをつけておくと、メモタグでの検索も可能です。
クレジットカード口座に支払い金額が登録されます。
4. 銀行口座からの引き落としを登録
後日、クレジットカード利用分が銀行口座から引き落とされたら、銀行口座の「自動で経理」から「口座振替」を選択して登録します。
実際は連続した使用がある場合は、クレジットカード口座は0円になりませんが、口座振替を行うことで、それ以降の支払い分のみの計上に変わります。
メリット
- ファイルボックスからレシートや領収書を取引登録する際に、インボイスの確認や勘定科目の設定を同時に行えます。
- 「自動で経理」で金額が一致する取引を自動で消し込めるため、手作業が大幅に削減されます。
- 「自動で経理」に残った明細から、領収書が提出されていない取引を簡単に把握できます。
デメリット
- レシートや領収書をファイルボックスから1つずつ取引登録する必要があります。
3. freeeカードではない一般的なカードを同期せずに利用する場合
明細が紙で届くなど、クレジットカードをfreeeと連携できない場合の処理方法です。
手順
- クレジットカードを登録
freee会計のホーム画面から「クレジットカード」の「登録」を選択し、クレジットカード名を入力して登録します。 - レシート・領収書を「ファイルボックス」に保存し、取引を登録
クレジットカードで支払いをした際のレシートや領収書を「ファイルボックス」に保存します。
ファイルボックスから取引登録を行う際、取引ステータスを「完了」として登録します。 - 利用口座を選択
この時、利用した口座として先ほど登録したクレジットカードを選択します。
- クレジットカード口座に支払い金額が登録されます。
- 銀行口座からの引き落としを登録
後日、クレジットカード利用分が銀行口座から引き落とされたら、銀行口座の「自動で経理」から「口座振替」を選択して登録します。
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