株式会社 YOU & YOU freeeをご利用の皆さん、取引先への支払いをまとめて行う「総合振込」のデータ作成時、「freee受取請求書」と「freee会計」、どちらの機能を使えば良いか迷うことはありませんか？ 特に、両方の機能をお使いの場合、効率的な方法を知りたいですよね。この記事では、それぞれの機能のメリット・デメリットを比較し、あなたの会社に最適な振込データ作成方法を見つけるお手伝いをします。
目次
振込データ作成とは？
まず、振込データ作成がどのようなものか、簡単に確認しておきましょう。
取引先へまとめて支払いを行う際、一般的にはインターネットバンキング（以下、IB）にログインし、振込先の情報や金額を手入力しますよね。
freeeでは、これらの支払いに関するデータを「未決済取引」として登録することで、IBへ手入力する手間なく、データをアップロードするだけで振込操作を完了できる便利な機能があります。 これにより、経理作業がぐっと楽になりますよ。
freee受取請求書で振込データを作成する方法
freee受取請求書で請求書を保管している場合、その請求書情報をもとに振込データを作成できます。
1) 具体的な手順
freee受取請求書上で請求書を保管したら、以下の手順で振込データを作成できます。
- 「支払い管理」を開く
「請求書メニュー」の中にある「業務別」項目から「支払い-支払い管理」を選択します。 - 振込対象を絞り込む
フィルタ機能を使って、支払い期日などで今回支払いたい請求書を絞り込みます。 - 振込データを作成
左側のチェックボックスに✓を入れて、「一括操作」から「振込データ作成」をクリックします。
手順の詳細: 選択した請求書の情報をもとに、振込データが生成されます。
freee受取請求書で振込データを作成するメリット
- ステータス管理の自動反映
受取請求書内で保管している請求書はステータス管理がされているため、振込操作を行うと「振込済み」のステータスが自動で反映されます。 これにより、支払いの漏れを防ぎ、ステータスを最大限活用することで効率化につながります。 - 未払費用がなくても振込可能
未払費用などの仕訳をfreee会計で作成していなくても、振込データを作成できます。 現金主義で記帳されている会社にとっては、非常に魅力的なポイントですね。
freee受取請求書で振込データを作成することのデメリット
- freee会計への連携不足
振込操作をしたかどうかのステータスがfreee会計へは自動で連携されません。
freee会計で債務管理を行っている場合、受取請求書で振込をしても、freee会計上では消込操作が完了していないと振込済みかどうかの判断ができません。 - 自動で経理での消込が困難に
「自動で経理」機能を使って消込を行う際に、総合振込の合計額しか反映されないため、その内訳がどの取引に該当するのかを手作業で探す必要があります。 内訳の件数が多いほど、この作業は大変になります。
freee会計で振込データを作成する方法
freee会計で日々の取引を管理している場合、こちらから振込データを作成できます。
1) 具体的な手順
freee受取請求書で保管した請求書をfreee会計へ連携後、以下の手順で振込データを作成します。
- freee会計へ取引連携
まず、freee受取請求書からfreee会計へ取引を連携します。 この際、必ず「未決済取引」として登録されるので、決済期日は必ず入力しておきましょう。 - 「支払管理レポート」を開く
freee会計の「発注・経費・支払」メニューから「支払管理レポート」を開きます。 - 振込対象を絞り込む
「決済期日」などで絞り込みを行い、左側のチェックボックスに✓を入れます。 - 一括振込ファイルを作成
「一括操作」から「一括振込ファイルを作成する」をクリックします。
手順の詳細: 振込に関する情報を入力して作成すると、ダウンロードページからファイルをダウンロードできるようになります。
freee会計で振込データを作成するメリット
- freee会計上での振込状況の確認
freee会計上で債務管理を行っている場合、「支払管理レポート」の「振込状況」項目で「振込操作前：未依頼」「振込操作済み：振込済み」とステータスが管理されるため、一目で状況がわかります。
- 自動で経理での消込がスムーズに
「自動で経理」機能で未決済取引の消込を行う際、「一括振込ファイルの出力履歴」で絞り込みが可能です。 これにより、取引を探す手間が大幅に省け、消込作業が格段に楽になります。
freee会計で振込データを作成することのデメリット
- freee受取請求書へのステータス自動反映なし
せっかくfreee受取請求書でステータス管理をしていても、freee会計で振込データを作成した場合、振込済みのステータスは受取請求書側には自動で反映されません。振込データ作成後に手動でステータスを変更する必要があります。 ただし、受取請求書での振込済みステータス管理を重視しないのであれば、特に気にする必要はありません。 - 未決済取引の登録が必須
freee会計で振込データを作成するには、先に未決済の取引が登録されている必要があります。 私の経験上、未払いなどの仕訳を計上したくないという会社も一定数いらっしゃいますので、その場合はfreee会計での振込データ作成は向いていないかもしれません。
振込データ作成はどちらが良いの？
結論から言うと、どちらの機能で作成しても出力される振込データ自体は同じですので、「どちらが圧倒的に優秀」ということはありません。
重要なのは、あなたの会社の運用ルールやfreeeの活用方法に合わせて選択することです。
- 会計記帳をfreeeで行い、債務管理を重視するならfreee会計で振込データを作成するのがおすすめです。
- 「freee支払管理プラン」などの簡易プランをご利用で、freee上での消込をあまり重要視しないのであればfreee受取請求書での作成が適していることが多いでしょう。
最後に
freeeは、お客様の会社の状況に合わせてさまざまな選択肢が用意されているソフトです。 そのため、どの機能が最適なのか、迷ってしまう場面もあるかもしれません。
当社では、そういったお客様向けの運用支援を幅広く行っています。 また、これからfreeeの導入を検討している方や、現在のプラン変更を考えている方に対しても、会社の状況に合わせた最適なプラン診断も実施しています。